Wer sich, wie in unserem Fall mit einer Imkerei, selbstständig macht benötigt natürlich auch ein Büro in dem der anfallende Papierkram erledigt werden muss. Das hat in den seltensten Fällen mit der eigentlichen gewollten Tätigkeit zu tun. Vom Brief bis zur Preislisten müssen etliche Dokumente erstellt werden, Lieferscheine, Rechnungen müssen ohne viel Aufwand gestellt und mit Bankauszügen abgeglichen werden sowie für das Finanzamt steuerlich erfasst werden. Dazukommen diverse Dinge für den Firmen-Auftritt wie Logo, Visitenkarte, Flyer bis hin zur Webseite / Onlineshop, Socialmedia usw usw (!)
Da schont es die Nerven enorm wenn das Ganze möglichst zeitlich rational und kostenschonend zu erledigen ist – heutzutage selbstverständlich digital.
Neben dem nötigen Raum braucht man dazu auch die nötige Hardware und auch geeignete Software. Da gibt es auf dem Markt endlose, zum Teil recht kostspielige Lösungen. Für ein Rechnungs-Software, ein Bankprogramm oder eine Bildbearbeitung oder Office-Lösung kann da schon mal ein mehrstelliger Betrag für die Lizenzen, einmalig oder auch jährlich anfallen. Von gecrackter Software sollte man gerade als Firma die Finger lassen. Neben dem Risiko sich eine Software mit erheblichen Sicherheits-Mankos einzufangen, kann das auch sehr teuer werden wenn man damit erwischt wird.
Anfangs haben wir auch das ein oder andere Programm angeschafft. Auch im Free- & Shareware-Sektor konnten wir einige Programme für unsere Zwecke finden.
Letzten Endes waren wir genervt von Werbung in Freeware, Einschränkungen bei Shareware und die kommerziellen lizenzierten Programme waren kostspielig und auch oft zu groß und kompliziert für unsere Anforderungen.
Da es sich bei der Büroarbeit eher um ein nötiges Übel als um eine Passion handelt haben wir uns im Laufe der Jahre ein alternatives, preisgünstiges und dennoch praktikables System überlegt, dass unsern Ansprüchen entspricht und uns hilft die Arbeit komfortabel zu erledigen:
Die Räumlichkeit:
Da man doch etwas mehr Zeit hier verbringt haben wir den Raum funktional aber angenehm gestaltet. Helle Wandfarbe, ausreichend Licht, Blick nach draußen und übersichtlich. Zwei große Tische zum Ausbreiten, Bürostühle, Regal, ein Aktenschrank und zwei Rollkontainer sind völlig ausreichend. Ein Kabelkanal mit genügend Steck- LAN-Dosen für Laptop und Drucker ersparen den Kabelsalat und sind bei Bedarf nachträglich erweiterbar.
Das Büro-Material:
Für Arbeitsutensilien gilt: auf das nötigste beschränken. Tacker, Locher, Schere, ein Aktenvernichter, ein paar verschiedene Stifte – lang! Es sammelt sich im Laufe der Zeit eh genug an und man benutzt sowieso immer die selben Dinge.
- Eine Sortierbox für die laufenden Vorgänge
- Papier und Umschläge sollen natürlich aus Recycling-Papier sein.
- Auch Ordner und Trennblätter sollen aus Pappe und nicht aus Kunststoff sein.
- Allgemein gillt: weniger ist mehr.
Die Hardware:
Auch hierfür gilt keine unnötigen Spielereien.
- Ein Telefon
- Ein Router und Switch
- Ein Thermo-Etiketten-Drucker
- Ein Multifunktiuns-Laser-Drucker mit Scanner, Kopierer und Fax – der zweiseitig drucken und scannen kann, am besten mit Partikelfilter für den Feinstaub.
- Ein Tablet (Mittelklasse ca 200-250€) mit Kassen-App für Märkte und für Präsentationszwecke bei Kunden
- Ein (alter) PC, als Desktop im Büro
- Ein Laptop (Mittelklasse ca 500-700€) für alle aufwändigeren Aufgaben
Die Software:
Bei den alltäglichen Abläufen wohl der Dreh- und Angelpunkt. Und unter Umständen auf Dauer wohl die kostspieligste Komponente – es sei denn…
Nach den oben erwähnten ersten Experimenten sind wir mit unserer Imkerei komplett auf Linux und Freeware umgestiegen. Genauer gesagt nutzen wir Ubuntu bzw Linux Mint. Das bietet uns ein zuverlässiges, stabiles und kostenfreies System.
Ubuntu Desktop Quelle: commons.wikimedia.org – licensed under the Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.
Ubuntu (auch: Ubuntu Linux) ist eine kostenlose Linux-Distribution, die auf Debian basiert. Der Name Ubuntu bedeutet auf Zulu etwa „Menschlichkeit“ und bezeichnet eine afrikanische Philosophie. Die Entwickler verfolgen mit dem System das Ziel, ein einfach zu installierendes und leicht zu bedienendes Betriebssystem mit aufeinander abgestimmter Software zu schaffen.
>>> Zitat Wikipedia
Um die Bedenken von vorne herein zu zerstreuen – es ist nicht komplizierter als Windows. Nach einer kurzen Umgewöhnungsphase merkt man beim Arbeiten kaum einen Unterschied. Man ist weniger anfällig für Viren und auch nach Jahren laufen die Systeme immer noch flüssig und stabil.
Alternativ kann man auch sehr komfortabel mit LinixMint arbeiten.
LinuxMint Desktop Quelle: commons.wikimedia.org – licensed under the Creative Commons Attribution-Share Alike 4.0 International license.
Die Derivate und Programme werden von einer weltweit zusammen arbeitenden Community entwickelt und gepflegt. Es handelt sich um freie Sofware die mit der freien GNU-Lizens versehen ist. Die Idee ist großartig und wir können nur empfehlen sich die Gedanken und die Philosophie von Ubuntu einmal kurz auseinander zu setzen. Das entspricht deshalb genau unserer Vorstellung. Ein wenig erinnert es an die stille, dynamische Zusammenarbeit der Bienen im Bienenvolk.
Wer genauere Infos zu Ubuntu sucht oder Hilfe, zum Beispiel bei der Installation, sucht findet eine hilfsbereite Community zum Beispiel auf ubuntuusers.de .
Bekannte Programmen wie Firefox oder Thunderbird und LibreOffice sind bereits in der Standard-Installation von Ubuntu enthalten. Weitere Programme können einfach und kostenlos nach den eigenen Bedürfnissen installiert und angepasst werden.
Um die anfallenden Aufgaben zu bewältigen nutzen wir die folgenden Programme:
| Zweck | Programm | Bemerkung | Link |
| Betriebssystem | |||
| Ubuntu | Einfache und kostenlose Linux-Distribution | Link | |
| LinuxMint | Eine erweiterte Ubuntu-Variante mit sehr gutem Workflow und einigen Erweiterungen | Link | |
| Desktop | |||
| Web | Firefox | Internet-Browser / Website-Pflege | Link |
| Passwörter | Keepass | Passwort-Save mit FF-AddOn | Link |
| Thunderbird | Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Synchronisation via Owncloud | Link | |
| Office | LibreOffice | Umfangreiche Office-Umgebung, Briefe, Kalkulationen kleine Datenbanken und Zeichnungen | Link |
| Outliner | CherryTree | MindMapping Ideen strukturieren und ausarbeiten | Link |
| Rechnungen | Fakturama | Auftrags- und Fakturierungssoftware mit Web-Shop-Anbindung uA WooComerce | Link |
| Bank | Hibiscus | Online-Banking-Client, HBCI-fähig, SEPA, Auswertung Kontoauszüge, Einnahme/Ausgaben, Umsätze | Link |
| Bildverwaltung | Darktable | Ähnlich Adobe Photoshop Lightroom | Link |
| Bildbearbeitung | Gimp | Umfangreiche Bildbearbeitung ähnlich Photoshop | Link |
| Grafik/Logo | Inkscape | Freie Alternative zu Adobe Illustrator, Corel Draw | Link |
| Layout | Scribus | Erstellung von Layouts vergleichbar mit Adobe PageMaker, QuarkXpress oder Adobe InDesign | Link |
| Backup | BackInTime | Ähnlich einfach wie Apple TimeMachine | Link |
| Server | |||
| Cloud | Owncloud | Selbstverwaltete Cloud auf eigenem Server, Datei- & Medienverwaltung | Link |
| OC-Client | Desktop-Client zur Owncloud | ||
| Webseite | WordPress | Intuitiv zu bedienendes CMS mit zahlreichen Erweiterungen für alle Zwecke und Layouts | Link |
| Shop | WooCommerce | Plugin für WP, ebenfalls erweiterbar | Link |
Für Diejenigen die den Umstieg auf Ubuntu scheuen einige der Programme laufen auch unter Windows.
Noch eine kurze Bemerkung zu Diensten die auf einem Server laufen wie etwa eine Webseite oder die eigene Cloud : Bevor man einen eigenen Server im eigenen Zuhause betreibt sollte man sich bei den üblichen Web-Hostern umschauen. Es gibt einige die unsere Daten in Deutschland (nach deutschem Recht) speichern. Es muss nicht alles, auch wenn es praktisch ist, den Datenkraken in den Rachen geworfen werden – nicht privat und schon gar nicht die Unterlagen einer Firma.
Eigentlich findet man schnell einen auf seine Bedürfnisse angepasstes Paket. Dazu werden einem die grundlegenden Server-Wartungsarbeiten abgenommen. Wir haben zum Beispiel einen linuxbasierten V-Server für unsere interne Cloud und ein Web-Hosting-Paket für unsere Webseiten und Shop.
Wer mal die Stromkosten für einen eigenen dauerhaft laufenden Server errechnet wird merken das der Verbrauch meist die Kosten für ein passendes Paket übersteigt. Große Serveranlagen laufen einfach sparsamer. Einige Anbieter betreiben ihre Rechenzentren sogar mit Öko-Strom, was bei diesem Ernergieaufwand grundsätzlich zu befürworten ist.
Der langen Rede kurzer Sinn: Wer durch selbstständige Tätigkeit oder auch privat in die Verlegenheit gerät seine Brüro-Aktivitäten in dem Ausmaß zu veranstalten muss nicht, neben den Hardwarekosten nicht auch noch zwangsläufig viel Geld für die passende Software ausgeben – Die meisten benötigten Programme sind unter dem schönen Gedanken der freien Software kostenlos und ohne Werbung für alle zugänglich.
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